Privacy is erg belangrijk. Sociaal Fonds KBC (“Sociaal Fonds”) en de kringen van gepensioneerden (“de kringen”) willen persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt, de verwerkingsmethodiek en wat de rechten van de leden zijn.
Deel 1: Het Sociaal Fonds verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig
Het Sociaal Fonds is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens in het kader van de dienstverlening aan gepensioneerden van de KBC-groep. De verschillende kringen treden op als verwerkers. Deze privacyverklaring is dan ook van toepassing op de (toekomstige) leden van het Sociaal Fonds. Bij wijzigingen kan deze privacyverklaring worden geactualiseerd. De laatste versie wordt gepubliceerd op de websites van de kringen. Vragen kunnen steeds via sociaalfonds@kbc.be worden gesteld. Meer algemene informatie over de privacywetgeving in België kan geraadpleegd worden op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
Deel 2: Hoe worden persoonsgegevens verwerkt?
2.1. Wettelijke basis
Er worden geen persoonsgegevens verwerkt zonder gerechtvaardigde wettelijke grondslag. Persoonsgegevens worden enkel verwerkt indien: • een dergelijke verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen; De wetgeving rond vzw’s regelt bijvoorbeeld de werking van het Sociaal Fonds en legt een aantal verplichtingen rond goed beheer en rapportering op. • een verwerking noodzakelijk is in het kader van contractuele of précontractuele verplichtingen; Als lid van een kring en van het Sociaal Fonds doe je een beroep op een aantal diensten. De verwerkingen hiervoor moeten binnen het bestaande wettelijke kader gebeuren. Het gaat dan onder meer om ledenadministratie, organisatie van activiteiten, de verzekeringen waarop leden beroep kunnen doen, uitkeringen en individuele communicatie. • de verwerking noodzakelijk is in het kader van de gerechtvaardigde belangen van het Sociaal Fonds of de kringen, wanneer dit geen onredelijke inbreuk op de belangen van de leden betekent; Het Sociaal Fonds en de kringen moeten als verenigingen kunnen functioneren. Dit wordt “gerechtvaardigd belang” genoemd. Naast de doeleinden die hierboven worden opgesomd, kunnen het Sociaal Fonds en de kringen nog een aantal gerechtvaardigde belangen hebben die de basis vormen voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarbij wordt erop gelet dat de impact op je privacy zo beperkt mogelijk is en dat in elk geval het evenwicht tussen de gerechtvaardigde belangen en de eventuele impact daarvan op je privacy niet wordt verstoord. Mocht je toch bezwaren hebben tegen die verwerkingen, dan kun je je recht van verzet uitoefenen, zoals beschreven onder Deel 4. 2 Zo worden persoonsgegevens in verschillende situaties verwerkt: - Het Sociaal fonds kan persoonsgegevens gebruiken om data gedreven inzichten te krijgen die de verwerkingsverantwoordelijke toelaten om strategische keuzes te maken zoals efficiëntieverhogingen en procesmatige voordelen te creëren. Waar mogelijk wordt de link met individuele personen zo snel mogelijk doorbroken. - Persoonsgegevens kunnen ook gebruikt worden voor de vaststelling, uitoefening, verdediging en vrijwaring van de rechten van het Sociaal Fonds of de personen die zij eventueel vertegenwoordigt, bijvoorbeeld bij geschillen. • voorafgaandelijk de leden toestemming hiertoe hebben verleend. In het bijzonder gaat het hier over het gebruik van de privé bereikbaarheidsgegevens doorgegeven aan de kringen of het Sociaal Fonds.
2.2 Doel van verwerking
Er worden alleen persoonsgegevens verwerkt relevant voor het bereiken van specifieke doelen. Concreet kan het gaan om:
• het organiseren van een kwaliteitsvolle dienstverlening aan zijn leden inclusief onder meer communicatie, informatie, samenwerking tussen het Sociaal Fonds en de kringen van gepensioneerden en uitbetalingen van voordelen;
• het intern beheer en administratie wat betreft IT ondersteuning, business continuïteit, infrastructuur management, boekhoudkundige verwerkingen, dossieropbouw, testen en het verbeteren van processen en applicaties, archivering en het bijhouden van statistieken;
• het beheer van de activa; • voldoen aan de wettelijke verplichtingen van de respectievelijke rechtspersonen waaronder rapporterings- en informatieverplichtingen aan overheidsinstanties, in het bijzonder de toezichthouder of fiscale en gerechtelijke overheid, alsook reageren op officiële vragen;
• de belangen van het Sociaal Fonds en de kringen behartigen bijvoorbeeld door het inzetten van alle mogelijke middelen om fraude en misbruik op te sporen, zorgen voor een passende beheersing van risico’s en vertegenwoordiging in gerechtelijke procedures.
2.3. Welke data worden verwerkt?
Er worden persoonsgegevens verwerkt voor verschillende doeleinden. Hieronder geven we aan over welke soort gegevens het kan gaan:
- identiteitsgegevens (zoals naam, adres- en contactgegevens). Bij voorafgaande individuele toestemming worden ook de privébereikbaarheidsgegevens gebruikt om rechthebbenden te contacteren in het kader van de dienstverlening en in het bijzonder voor informatiedoeleinden;
- Geslacht;
- gezinssituatie ((wijzigingsdata) burgerlijke staat, aantal kinderen);
- (datum) overlijden;
- de informatie van je gezinsleden of derde personen wordt verwerkt wanneer zij (potentiële) begunstigde van bepaalde voordelen, verschaft door het Sociaal Fonds of de kringen, zijn of wanneer zij deelnemen aan activiteiten in de ruime zin, georganiseerd door Sociaal Fonds KBC of de kringen;
- individuele financiële informatie, zoals het rekeningnummer in het kader van de uitbetaling van bepaalde voordelen verschaft door het Sociaal Fonds;
- gegevens in het kader van vragen- en klachtenmanagement naar aanleiding van contacten met het Sociaal Fonds.
2.4. Gegevensverwerkingsverantwoordelijke
Het Sociaal Fonds treedt op als verwerkingsverantwoordelijke. Voor de taken van beheer in de ruime zin in het kader van de dienstverlening, wordt samengewerkt met de kringen die te kwalificeren zijn als verwerkers. Bij deze nauwe samenwerking is er een gegevensdoorstroom tussen de kringen en het Sociaal Fonds. Daarnaast kunnen ook derde partijen persoonsgegevens ontvangen en/of doorsturen zoals bijvoorbeeld overheidsinstanties, beheerders van gebruikte tools of de voormalige werkgever van de KBC-groep. Deze instanties en ondernemingen zijn zelf verantwoordelijk voor de rechtmatige verwerking en bewaring van de betrokken informatie.
Deel 3: Over vertrouwelijkheid en beveiliging
3.1 Concrete maatregelen
Passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen en te beveiligen worden geïmplementeerd zodat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking of incidentele/opzettelijke wijziging, verlies, vernietiging of beschadiging. Deze maatregelen houden rekening met de technisch mogelijkheden, de kosten van implementatie, de aard, omvang, context van de gegevens en het doel van de verwerking alsook met de risico van verwerken. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer ze relevant en passend zijn voor de hierboven omschreven doelen. Om dit accuraat te kunnen doen, moeten wijzigingen zo snel mogelijk doorgegeven worden zodat de gegevens up-to-date blijven. Om deze reden kunnen het Sociaal Fonds of de kringen ook deze informatie opvragen.
Toegang tot persoonsgegevens
Alleen hiertoe gemachtigde personen hebben toegang tot persoonsgegevens en enkel als die gegevens relevant zijn voor hun opdracht. Deze personen zijn bovendien gebonden aan strikte beroepsdiscretie en moeten alle technische voorschriften en de veiligheid van de systemen naleven.
3.2. Termijn van bewaring
Het Sociaal Fonds of de kringen houden de persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk voor de omschreven doelen. Uitgangspunt voor het bewaren van je persoonsgegevens is 2 jaar na het einde van de aansluiting van het laatste gezinslid. Na het verstrijken van de noodzakelijke retentietermijn worden de gegevens verwijderd uit de systemen, tenzij er betwisting bestaat of de informatie als bewijslast in het kader van een gerechtelijke procedure langer moet worden bijgehouden.
Deel 4: Privacyrechten
De aangeslotene en begunstigde hebben een aantal rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens:
- Het recht om de verwerkte gegevens in te kijken.
- Het kan gebeuren dat er bepaalde gegevens worden verwerkt die niet (meer) correct zijn. In dit geval heeft het lid het recht om de gegevens te laten verbeteren of vervolledigen.
- Als er gegevens onrechtmatig worden verwerkt, kan gevraagd worden om ze te verwijderen.
- Je hebt in bepaalde gevallen het recht om te vragen om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken. Dit recht is aan voorwaarden onderworpen.
- Ben je het niet eens met de manier waarop bepaalde gegevens worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang, dan kun je je daartegen verzetten. Dit verzet zal worden ingewilligd, tenzij er dwingende gronden zijn om dat niet te doen. - Indien toestemming is gegeven voor een bepaalde gegevensverwerking, kan deze later opnieuw ingetrokken worden.
- Het recht om de persoonsgegevens die de aangeslotene of begunstigde zelf aan de onderneming heeft verstrekt in bepaalde gevallen, (on)rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De privacywetgeving voorziet een aantal beperkingen op dit recht waardoor dit niet van toepassing is op alle gegevens.
Vragen over een van de bovenstaande rechten kunnen gesteld worden via sociaalfonds@kbc.be . Om te vermijden dat iemand anders deze rechten uitoefent, moet de identiteit van de vraagsteller geverifieerd kunnen worden. Om die reden kan een kopie van de identiteitskaart opgevraagd worden. Indien deze verklaring geen afdoend antwoord kon geven, kan in de tweede instantie contact opgenomen worden met de ‘Data Protection Officer’ van het Sociaal Fonds: schriftelijk door een brief te sturen naar Sociaal Fonds, Group Data Protection Unit (Group Compliance), Havenlaan 2 1080 Brussel, of via mail naar dataprotection@kbc.be . Indien vervolgens de vraag nog steeds onbeantwoord zou blijven, kan een klacht neergelegd worden bij de bevoegde nationale gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be)